Het ministerie van Buitenlandse Zaken (het departement in Den Haag en de ambassades en consulaten in het buitenland) spant zich in om optimale consulaire bijstand te verlenen aan alle Nederlanders in het buitenland die daaraan behoefte hebben. Voor sommige diensten worden kosten in rekening gebracht.
- Inleiding
- Gedetineerdenbegeleiding
- Repatriëring van Nederlanders
- Afleggen examens
- Welstand van Nederlanders in het buitenland
- Vermissing van Nederlanders in het buitenland
- Ziekenhuis-opname
- Overlijden van Nederlanders in het buitenland
- Reisadviezen
- Evacuaties
- Afgifte van reisdocumenten, waaronder nooddocumenten
- Burgerlijke stand en notariaat
- Consulaire verklaringen
- Personen- en familierecht, Nederlands nationaliteitsrecht
- Internationale kinderontvoering
1. Inleiding
Het verlenen van consulaire bijstand is maatwerk. Gezien de grote verschillen in lokale omstandigheden, de omvang van de bezetting van de vertegenwoordigingen en de behoeften van de individuele Nederlander zijn verschillen in termijnen, omvang, en exacte wijze van dienstverlening in sommige gevallen onvermijdelijk.
Bij de uitvoering van de consulaire dienstverlening hanteert het ministerie van Buitenlandse Zaken onderstaande normen.
2. Gedetineerdenbegeleiding
Het ministerie:
- verstrekt Nederlandse gedetineerden in landen buiten Europa maandelijks een schenking van euro 30,-
- berekent voor periodieke overboekingen van familieleden/vrienden van gedetineerden éénmalig een bedrag van euro 50,- aan bemiddelingskosten
- subsidieert activiteiten gericht op reclassering, die de gedetineerde tijdens zijn buitenlandse detentie op zijn terugkeer in de Nederlandse maatschappij kunnen voorbereiden. Hieronder vallen ook activiteiten op het gebied van (taal)onderwijs
- subsidieert activiteiten gericht op de geestelijke ondersteuning van gedetineerden, waarbij met name kan worden gedacht aan bezoeken van Nederlandse geestelijken aan Nederlandse gedetineerden.
Nederlandse vertegenwoordigingen:
- bezoeken gearresteerde landgenoten zo snel mogelijk nadat zij van hun arrestatie hebben vernomen
- leggen bezoeken aan gedetineerde landgenoten af al naargelang de noodzaak of behoefte daaraan bestaat. Nederlandse gedetineerden in landen verder verwijderd van Nederland en familie en in gevangenissen met minder goede omstandigheden dan in Nederland zullen over het algemeen vaker worden bezocht
- lichten een gearresteerde landgenoot zo spoedig mogelijk in over de mogelijkheden en voorwaarden van rechtsbijstand in het land waar hij is gearresteerd
- wonen indien mogelijk en noodzakelijk de rechtszitting van een Nederlandse gearresteerde bij.
3. Repatriëring van Nederlanders
Nederlandse vertegenwoordigingen kunnen bemiddelen bij het beschikbaar stellen van financiële middelen aan Nederlanders die in het buitenland in een acute noodsituatie verkeren en terug moeten keren naar Nederland.
4. Afleggen examens
Nederlandse vertegenwoordigingen stellen Nederlanders in het buitenland in staat schriftelijke examens van erkende Nederlandse onderwijsinstellingen op de post af te leggen. De desbetreffende onderwijsinstelling moet wel op tijd een verzoek indienen.
5. Welstand van Nederlanders in het buitenland
Nederlandse vertegenwoordigingen kunnen, op verzoek van familieleden of relaties, een onderzoek instellen naar de verblijfsplaats en levensomstandigheden van Nederlanders in het buitenland, indien de verblijfplaats bij benadering bekend is. Voor dit onderzoek welstand worden bij de aanvrager kosten in rekening gebracht.
N.B. Informatie wordt uitsluitend verstrekt met toestemming van betrokkene (tenzij het minderjarigen betreft).
6. Vermissing van Nederlanders in het buitenland
Het ministerie:
- spoort de lokale autoriteiten aan een onderzoek in te stellen om informatie over de vermiste persoon of de persoon zelf te achterhalen
- kan eventueel in samenwerking met de verzekerings-maatschappij de zoektocht ondersteunen
- kan zo nodig specifieke assistentie aanbieden aan de competente lokale autoriteiten
blijft zo nodig de autoriteiten aansporen het onderzoek voort te zetten.
7. Ziekenhuis-opname
Ziekenhuis-opname van tijdelijk in het buitenland verblijvende Nederlanders
Het ministerie:
- zorgt ervoor dat - op verzoek - familieleden en relaties zo snel mogelijk worden geïnformeerd
- neemt, via medewerkers van de vertegenwoordiging, indien nodig zo snel mogelijk contact op met het ziekenhuis om een zo goed mogelijk inzicht in de situatie te verkrijgen
- legt, indien nodig, in de persoon van medewerkers van de vertegenwoordiging, bij langdurige opname één of meerdere bezoeken af
- bemiddelt, indien nodig, bij het beschikbaar stellen van financiële middelen
- kan zich namens de verzekeraar garantstellen voor betaling van kosten indien hiervoor een verzekering is afgesloten.
8. Overlijden van Nederlanders in het buitenland
Het ministerie:
- spant zich tot het uiterste in om nabestaanden zo spoedig mogelijk op de hoogte te laten brengen
- staat nabestaanden bij met informatie over lokale begrafenissen
- assisteert bij de eventuele terugkeer van het stoffelijk overschot naar Nederland
- bemiddelt bij het zo snel mogelijk overmaken van geld van familie en vrienden in Nederland voor noodzakelijke handelingen
- kan zich garant stellen voor repatriëringskosten als deze zijn inbegrepen in de overlijdensverzekering van betrokkene
- helpt nabestaanden bij het verkrijgen van een kopie van het eventuele m edische, sectie- of politierapport.
9. Reisadviezen
Het ministerie verstrekt actuele reisadviezen over landen (gebieden) als de veiligheidssituatie daartoe aanleiding geeft en zorgt ervoor dat deze reisadviezen zowel via internet als telefonisch voor iedereen beschikbaar zijn. Meer informatie: 
alle reisadviezen
10. Evacuaties
- de Nederlandse vertegenwoordiging staat de Nederlandse gemeenschap bij, indien een situatie ontstaat die gevaar oplevert voor de veiligheid van Nederlanders.
- in fasen en afhankelijk van de ernst van de situatie kunnen de volgende stappen worden genomen;
- het informeren van de Nederlandse gemeenschap over de - op handen zijnde - crisis en het adviseren om voorzorgsmaatregelen te treffen;
- het adviseren en assisteren van de Nederlandse gemeenschap om partners en kinderen en andere Nederlanders van wie de aanwezigheid niet vereist is, naar veiliger oorden te doen vertrekken;
- het adviseren en assisteren van de nog aanwezige leden van de Nederlandse gemeenschap om te gaan naar daartoe geselecteerde en voorbereide verzamelplaatsen om hun veiligheid beter te kunnen verzekeren
- het adviseren en assisteren van de nog aanwezige leden van de Nederlandse gemeenschap in het geval dat het gebied of land in crisis dient te worden verlaten (de feitelijke evacuatie).
11. Afgifte van reisdocumenten, waaronder nooddocumenten
De Nederlandse vertegenwoordigingen kunnen:
- aan iedere Nederlander in het buitenland een reisdocument verstrekken. Dit gebeurt zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken (deze periode is in uitzonderlijke gevallen te verlengen met vier weken). Voor de afgifte van een gewoon paspoort, geldig voor vijf jaar en voor alle landen, geldt een gemiddelde wachttijd van twee weken. Als niet zo lang kan worden gewacht, kan de vertegenwoordiging een tijdelijk reisdocument, dat wil zeggen een noodpaspoort of een laissez-passer, verstrekken, waarmee de Nederlander het land kan verlaten. Afgifte zo mogelijk dezelfde dag en anders uiterlijk binnen enkele werkdagen.
- voorwaarde: de vertegenwoordiging moet zich houden aan de bepalingen van de Paspoortwet, onder andere op het gebied van identiteits-en nationaliteitsvaststelling.
- bij verlies of diefstal van het reisdocument, een noodpaspoort of een laissez-passer verstrekken.
- voorwaarden: Nederlanders die hun reisdocument zijn verloren, dienen een schriftelijke verklaring af te leggen ten overstaan van de consulaire medewerker van de vertegenwoordiging. Men is niet verplicht aangifte te doen bij de politie ter plaatse. Een politierapport is wel aan te raden, indien men eventuele geleden schade bij de verzekering in Nederland wil claimen.
12. Burgerlijke stand en notariaat
Bepaalde Nederlandse vertegenwoordigingen zijn bevoegd om ten behoeve van in hun land aanwezige Nederlanders akten van de burgerlijke stand op te maken.
Alle Nederlandse vertegenwoordigingen zijn bevoegd om ten behoeve van in hun land aanwezige Nederlanders notariële volmachten op te maken.
Bepaalde Nederlandse vertegenwoordigingen zijn bevoegd om ten behoeve van in hun land aanwezige Nederlanders andere notariële akten zoals samenlevingscontracten, huwelijkse voorwaarden en testamenten op te maken.
Voorwaarde: De vertegenwoordiging moet bevoegd zijn voor bovenstaande handelingen en de handeling mag niet in strijd zijn met de lokale wet- en regelgeving.
13. Consulaire verklaringen
Alle Nederlandse vertegenwoordigingen kunnen ten behoeve van in hun land aanwezige Nederlanders de volgende verklaringen opmaken:
- verklaring van in leven zijn, als de lokale autoriteiten hierin niet voorzien
- verklaring van woonplaats, als vestiging in het ressort met toestemming van de lokale autoriteiten heeft plaatsgevonden
- verklaring omtrent de burgerlijke staat, als het niet mogelijk is deze van de lokale autoriteiten te verkrijgen
- verklaring van huwelijksvoornemen
- verklaring omtrent bezit van het Nederlanderschap
- aanvullende verklaring omtrent het gedrag
- verklaring omtrent het vermogen.
14. Personen- en familierecht, Nederlands nationaliteitsrecht
Het ministerie en de vertegenwoordigingen informeren en adviseren Nederlanders die in het buitenland wonen op alle voorkomende terreinen van het Nederlandse personen- en familierecht en het Nederlandse nationaliteitsrecht. Bijvoorbeeld op het gebied van het familierecht, het opmaken van akten van de burgerlijke stand, het opmaken van notariële akten, nationaliteit en reisdocumenten.
Vreemdelingen kunnen op de Nederlandse vertegenwoordiging het inburgeringsexamen voor naturalisatie afleggen.
De vertegenwoordigingen nemen naturalisatieverzoeken in ontvangst van in hun land verblijvende vreemdelingen en controleren deze op volledigheid. Na ontvangst van de vereiste documenten en de verschuldigde gelden wordt de aanvraag via het ministerie doorgestuurd aan het ministerie van Justitie, dat het verzoek afhandelt.
De vertegenwoordigingen nemen optieverklaringen in ontvangst van in hun land verblijvende vreemdelingen, met het oog op her- of verkrijging van het Nederlanderschap. Binnen 13 weken beslissen de vertegenwoordigingen of de optieverklaring kan worden bevestigd. Deze termijn kan door de vertegenwoordigingen indien noodzakelijk en zonder opgaaf van reden met 13 weken worden verlengd.
15. Internationale kinderontvoering
Als er sprake is van kinderontvoering door één van de ouders, wordt de achterblijvende ouder in Nederland geadviseerd contact op te nemen met de Centrale Autoriteit van het ministerie van Justitie. Ook kan de achterblijvende ouder contact opnemen met de afdeling consulair-juridische zaken van dit ministerie.
De vertegenwoordigingen informeren en adviseren indien van toepassing de in Nederland achtergebleven ouder van ontvoerde kinderen.
