Hague Convention of 5 October 1961 abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents

1. Inleiding
2. De apostille
3. Wat is een openbare akte?
4. Welke autoriteit geeft de apostille af?
5. Waar is het Apostilleverdrag geldig?
6. Andere legalisatieverdragen
7. Verdragspartijen

1. Inleiding

Het Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie voor buitenlandse openbare akten ('s-Gravenhage, 5 oktober 1961, Trb. 1963, nr. 28) wordt officieel het Haags legalisatieverdrag genoemd. Inmiddels is de benaming Apostilleverdrag meer ingeburgerd. Het verdrag is opgesteld door de Haagse Conferentie voor Internationaal Privaatrecht tijdens de in 1960 gehouden Negende Zitting.

Het verdrag heeft als doel in het internationale juridische verkeer tussen de landen die het verdrag hebben geratificeerd, de legalisatie van buitenlandse akten, met betrekking tot de door het verdrag bestreken openbare akten af te schaffen, en te vervangen door een eenvoudige formaliteit.

Volgens artikel 2 van het verdrag moeten de aangesloten landen openbare akten die op hun grondgebied moeten worden gebruikt, vrijstellen van legalisatie. Onder legalisatie wordt hier uitsluitend verstaan de formaliteit waarbij de diplomatieke of consulaire ambtenaren een verklaring afgegeven omtrent de echtheid van de handtekening op het stuk. Deze beperkte omschrijving van het begrip legalisatie heeft verderstrekkende gevolgen dan men op het eerste gezicht zou denken.

Normaal gesproken legaliseert de consul alleen handtekeningen die bekend zijn op het consulaat. Over het algemeen zijn slechts handtekeningen opgelegd van tekenbevoegde functionarissen van het ministerie van Buitenlandse Zaken van het land van vestiging. Meestal is het noodzakelijk dat op het stuk een korte of lange reeks van opvolgende legalisaties van diverse instanties worden geplaatst om de consul in staat te stellen de hem bekende handtekening te legaliseren.

Met het laten vallen van de legalisatie door de consul verliest ook de aan zijn legalisatie voorafgaande legalisatieketen zijn zin.

Door de werking van het Apostilleverdrag zijn de gebruikelijke formaliteiten in het internationale juridisch verkeer, zonder verlies van rechtszekerheid, sterk vereenvoudigd. De apostille, een simpele formaliteit, vervangt de normale lange, omslachtige weg van legalisatie.

Veel Nederlandse instanties denken dat stukken die afkomstig zijn uit landen die zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag niet gelegaliseerd hoeven worden. Dit is een misvatting. De betreffende stukken hoeven niet de normale lange legalisatieweg te volgen, maar moeten wel altijd zijn voorzien van de apostille.

2. De apostille

De apostille als bedoeld in artikel 3 van het verdrag wordt op het stuk zelf of op een verlengstuk gesteld. Het formaat van de apostille is ten minste 9 centimeter in het vierkant en het opschrift 'Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)' moet in de Franse taal zijn gesteld. De rest van de gegevens mag in de officiële taal van de autoriteit die haar afgeeft worden gesteld.

Voorbeeld van een Apostille

Als een stuk onder het verdrag valt, dient er op te worden gelet dat de voorgeschreven apostille op het stuk is geplaatst. Behoorlijk ingevuld, bevestigt de apostille de echtheid van de handtekening, de hoedanigheid waarin de ondertekenaar van het stuk heeft gehandeld en, in voorkomend geval, de identiteit van het zegel of het stempel op het stuk.

3. Wat is een openbare akte?

Als een stuk afkomstig is uit een land dat partij is bij het Apostilleverdrag dan dient de ontvangende autoriteit in eerste instantie vast te stellen of het stuk wel een openbare akte is in de zin van het verdrag.

Het verdrag geeft geen algemene regel ter bepaling van de inhoud van het begrip 'openbare akte', maar de partijen die het verdrag hebben opgesteld wilden de afschaffing van de legalisatie zoveel mogelijk bevorderen, dus het begrip 'openbare akte' moet in de ruimst mogelijke zin worden uitgelegd.

Gelet hierop vallen onder de openbare akten van het verdrag alle documenten die niet zijn onderhandse akten.

Onder openbare akten wordt volgens het verdrag in elk geval verstaan:

• stukken, afgegeven door een autoriteit of functionaris behorende tot enig rechterlijk orgaan van de staat, hieronder begrepen stukken, afgegeven door het openbaar ministerie, een griffier of een gerechtsdeurwaarder;

Aangezien het verdrag spreekt over 'enig rechterlijk orgaan van de staat' moet hier gedacht worden aan alle rechtspraak die uitgaat van een verdragsstaat. Dus niet alleen uitspraken van de gewone rechter, maar ook aan die van elke andere, bijzondere overheidsrechter, zelfs een kerkelijke rechter, als die in een land optreedt als rechter van die staat.

• administratieve stukken;

Dit zijn alle stukken die uitgaan van de administratieve autoriteiten van een verdragsland. De Memorie van Toelichting geeft als voorbeelden getuigschriften en diploma's. Akten van de burgerlijke stand en verklaringen van de bevolkingsadministratie vallen ook onder deze categorie.

• notariële akten;

Alle door de notaris opgemaakte stukken vallen onder deze categorie, die verder geen toelichting behoeft.

• op onderhandse stukken geplaatste officiële verklaringen zoals verklaringen omtrent registratie, het bestaan van een stuk op een bepaalde datum en de echtheid van een handtekening.

De Memorie van Toelichting gaat ervan uit dat een legalisatie door een notaris op een onderhands stuk is aan te merken als een officiële verklaring en daarmee valt het stuk dan ook onder de werking van het verdrag en kan het van een apostille worden voorzien.

Het verdrag is niet van toepassing op:

• stukken opgemaakt door diplomatieke of consulaire ambtenaren;

Op een door bijvoorbeeld de ambassade van Japan te Den Haag opgestelde verklaring van ongehuwd zijn mag derhalve geen apostille worden verlangd.

• administratieve stukken die rechtstreeks betrekking hebben op handelstransacties of douaneformaliteiten.

4. Welke autoriteit geeft de apostille af?

De apostille wordt afgegeven door een daartoe aangewezen centrale autoriteit. In Nederland zijn dat de griffiers van de arrondissementsrechtbanken. In andere landen zijn dat vaak de ministers van Justitie of Buitenlandse Zaken.

Raadpleeg voor een overzicht van alle aangewezen autoriteiten in de diverse landen de website van de  'Hague Conference on International Private Law'.

Zijn er twijfels over de herkomst van het stuk, dan kan iedere belanghebbende contact opnemen met de autoriteit die de apostille heeft gezet.

De bevoegde autoriteiten zijn verplicht op grond van artikel 7 van het verdrag een register of kaartsysteem bij te houden, waarin van de afgegeven apostilles aantekening wordt gehouden. In dat systeem worden onder andere de volgende gegevens opgenomen:

• het volgnummer en de datum van de apostille;
• de naam van de ondertekenaar van de akte en de hoedanigheid waarin hij heeft gehandeld;
• indien de akte niet is ondertekend dan wordt de naam van de autoriteit die het stuk heeft gezegeld of gestempeld vermeld.

5. Waar is het Apostilleverdrag geldig?

Het Apostilleverdrag is geldig voor het gehele Koninkrijk. Dit betekent dat zowel Nederland als de Nederlandse Antillen en Aruba zijn aangesloten. Dat betekent niet dat stukken afkomstig van de Nederlandse Antillen of Aruba die in Nederland gebruikt moeten worden, voorzien zouden moeten zijn van een apostille. Tussen de landen van het Koninkrijk wordt de legalisatie-eis niet gesteld.

6. Andere legalisatieverdragen

Naast het Haags Legalisatieverdrag zijn er nog verdragen die het vereiste van legalisatie helemaal afschaffen. Als een stuk afkomstig is uit een land dat aangesloten is bij één van die verdragen dan mogen de Nederlandse instanties geen legalisatie van dat stuk vragen.

Voor bepaalde landen is meer dan één verdrag van toepassing en het is dus mogelijk dat bepaalde stukken uit een land zijn vrijgesteld van legalisatie en dat andere stukken van een apostille moeten zijn voorzien.

7. Verdragspartijen

De Verdragenbank geeft een partijenlijst met onder andere de data waarop het Apostilleverdrag voor staten in werking is getreden.

Bezwaren
Als het Koninkrijk der Nederlanden bezwaar heeft gemaakt tegen het partij worden van een bepaalde staat, dan wordt het verdrag niet toegepast tussen het Koninkrijk en die staat.